Partecipare ad una Call (Bando europeo) Tecniche e suggerimenti

Ogni Call for proposal o Tender ha i propri criteri, requisiti e fasi. L’invito prescelto fungerà da guida per la procedura di domanda.

Dopo aver stabilito di essere ammissibili in base ai criteri indicati nell’invito specifico, potrebbe essere necessario registrarsi ad una banca dati specifica: le istruzioni per l’invito specificheranno se e in che modo occorre farlo. Potrebbe essere richiesta anche la collaborazione di uno o più partner: trovare un partner.

Preparare e presentare la proposta richiede un certo tempo, occorre quindi assicurarsi di iniziare con largo anticipo. Tutti i documenti e i modelli da utilizzare saranno elencati nelle istruzioni per l’invito prescelto, occorre seguirli fedelmente. In caso contrario, l’amministrazione aggiudicatrice potrebbe escludere la proposta in quanto irricevibile.

Per ottenere i finanziamenti dell’UE occorre seguire determinate norme e procedure. Ciò è inevitabile: la UE deve garantire che ogni euro sia speso in modo trasparente e corretto, a vantaggio dei cittadini dell’UE.

Per essere presa in considerazione, la proposta deve essere completa, concisa e presentata tempestivamente tramite il sistema elettronico di presentazione.

I programmi finanziati dall’UE sono attuati in tre modi:

• gestione diretta: il finanziamento dell’UE è gestito direttamente dalla Commissione europea
• gestione concorrente: i finanziamenti sono gestiti congiuntamente dalla Commissione europea e dalle autorità nazionali
• gestione indiretta: i finanziamenti sono gestiti da organizzazioni partner o da altre autorità all’interno o all’esterno dell’UE

La procedura di domanda varia a seconda della modalità e del programma per i quali si presenta la proposta.

I Fondi europei diretti. Sono gestiti direttamente dalle Direzioni generali della Commissione Europea o dalle Agenzie Nazionali. Sono erogati sotto forma di sovvenzioni (dette grants), ossia contributi economici destinati a specifici progetti collegati alle politiche della UE di solito a seguito di un “invito a presentare proposte“ “ call for proposal “

Alcune caratteristiche estremamente importanti di questa tipologia di fondi sono:

• nella maggior parte dei casi non finanziano opere infrastrutturali;
• le proposte da presentare alla Commissione necessitano della creazione di un partenariato transnazionale e devono possedere un forte valore europeo;
• La UE. finanzia essenzialmente idee innovative, scambi di esperienze, migliori pratiche (best practices), oppure l’organizzazione di seminari e convegni, studi da realizzare in partenariato con altri Paesi;
• con particolare riferimento alle PMI, le proposte devono essere innovative, dirompenti sul mercato, con un forte valore europeo quindi scalabili non esclusivamente sul proprio Territorio.

Per tali motivi, è fondamentale avere un approccio analitico nella lettura del testo di una Call. Occorre effettuare un’autovalutazione ex-ante con particolare riferimento ai criteri di ammissibilità richiesti, alle finalità della propria idea di progetto e alle sue caratteristiche.

Le Call sono pubblicate periodicamente attraverso il Funding & Tenders Portal della Commissione, riguardano varie tematiche e mirano a  conseguire gli obiettivi preposti dall’Unione europea. A tal fine, – salvo alcune eccezioni – non abbiamo finanziamenti al 100% ma cofinanziamenti con una percentuale variabile (in genere dal 35% all’80%).

Quali caratteristiche generali deve possedere un progetto

1)ABSTRACT immediato ed efficace

L’abstract è il biglietto da visita del progetto europeo. Per essere giudicato efficace ai fini della valutazione, deve evidenziare in maniera chiara ed immediata obiettivi generali e specifici del progetto, richiamare il bando di riferimento e definire quali competenze sono necessarie per la realizzazione delle attività.

 2) PARTENARIATO solido e competente

La scelta dei partner nel progetto europeo non deve essere casuale. La parola d’ordine è complementarità: il partenariato deve garantire la copertura di tutte le competenze specifiche necessarie per la realizzazione delle attività-chiave del progetto.

 3) STATO DELL’ARTE

Un progetto nasce sempre da un bisogno concreto a cui si vuole dare risposta. È opportuno essere preparati riguardo alle condizioni di partenza su cui il progetto vuole intervenire, descrivendo il problema reale rilevato all’interno del contesto di riferimento o dello specifico gruppo target.

4) COERENZA INTERNA DEL PROGETTO

Obiettivi, strategia e attività di un progetto europeo devono essere legati da un filo conduttore. Definire le finalità  e declinarle in obiettivo generale e obiettivi specifici. Descrivere le attività che saranno realizzate per raggiungere tali obiettivi, specificando quale sarà la metodologia utilizzata.

Sulla base degli obiettivi così definiti, il progetto dovrà prevedere una serie di risultati da raggiungere attraverso la realizzazione delle attività previste.

5) COERENZA TRA PROGETTO E PROGRAMMA DI FINANZIAMENTO

Obiettivi, attività e risultati del progetto devono dimostrare di essere in linea con le priorità di intervento e le finalità sancite dal bando e dal programma, facendone esplicito riferimento all’interno della proposta progettuale.

6) BUDGET COERENTE E SOSTENIBILE

Il budget di un progetto europeo deve essere elaborato in maniera analitica e dettagliata, assicurando che per ciascuna attività di progetto siano allocate risorse dedicate, necessarie a garantirne la realizzazione con la massima efficacia.

7) IMPATTI MISURABILI

Il progetto europeo deve produrre impatti a lungo termine. È necessario spiegare come le attività di progetto e i risultati ottenuti contribuiranno a modificare la situazione di partenza descritta nell’analisi di contesto. Gli impatti devono essere misurabili.

8) PIANO DI COMUNICAZIONE EFFICACE

Definire un piano di comunicazione che assicuri massima visibilità al progetto, una disseminazione ottimale dei risultati e il coinvolgimento degli stakeholder dello specifico settore o ambito di intervento del progetto europeo.

9) MANAGEMENT DI QUALITÀ

Il progetto europeo deve prevedere e definire in maniera chiara un piano di coordinamento tra partner di progetto e risorse coinvolte, di gestione amministrativa e finanziaria e di garanzia della qualità delle attività e dei risultati.

10) TERMINOLOGIA COMPRENSIBILE PER IL VALUTATORE

Aiutare il valutatore a comprendere chiaramente obiettivi, attività e strategie del progetto. È consigliabile evitare l’utilizzo di tecnicismi o acronimi incomprensibili senza dare una spiegazione chiara del loro significato.

Trovare un partner per il progetto

La maggior parte dei progetti finanziati dall’UE comporta la collaborazione tra organizzazioni di diversi paesi UE o di paesi associati. Per trovare partner adatti sono disponibili vari servizi di ricerca.

Chi può essere un partner?

Può essere partner qualsiasi società, organizzazione od organizzazione non governativa, a prescindere dalla sua sede, purché sia finanziariamente sostenibile e qualificata a svolgere le attività specificate nella proposta di progetto.

In ogni caso occorrerà dimostrare che si dispone della capacità finanziaria e operativa per svolgere le attività del progetto nei termini della proposta.

Ricerca dei partner

Si può cercare un partner autonomamente, ma esistono vari servizi di ricerca dei partner che possono aiutare a trovare organizzazioni intenzionate a prendere parte a proposte e pubblicare le offerte di collaborazione.

Il portale Funding & Tenders Opportunities riguarda i programmi attuati in regime di gestione diretta. Lo strumento di ricerca di partner aiuta a trovare partner per un progetto tra i molti partecipanti ai precedenti progetti dell’UE. Sarà possibile selezionare un’organizzazione sulla base del loro profilo o della loro precedente partecipazione.

È inoltre possibile trovare partner rispondendo a una procedura di appalto in qualità di consorzio. Maggiori informazioni su entrambi sono disponibili alla pagina Come partecipare.

A seconda del programma di finanziamento specifico, anche i punti di contatto nazionali mettono a disposizione servizi di ricerca dei partner, con profili dettagliati dei partner e richieste di partenariato attive.

Esistono informazioni e servizi per aiutare a trovare partner su una serie di argomenti, tra cui:

• Idealist Partner Search – principalmente, ma non solo, nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione
• Banca dati sulle opportunità di cooperazione della rete Enterprise Europe – comprende profili di innovazione e tecnologia di imprese e organismi di ricerca internazionali
• Manuale online – orientamenti per trovare partner
• Partner nel settore dell’istruzione – per trovare partner per le opportunità di finanziamento dell’UE nel settore dell’istruzione
• Politica europea di vicinato – informazioni sui beneficiari dei finanziamenti per la politica di vicinato (cfr. ricerca di partner)
• Rete Enterprise Europe – aiuta a entrare in contatto con partner internazionali
• Organizzazioni in regime di gestione indiretta – per trovare informazioni sulla collaborazione con le organizzazioni partner nell’ambito della gestione indiretta

Procedura di valutazione

Per valutare le proposte la Commissione si avvale della consulenza di esperti, i quali possono essere membri del personale della Commissione oppure esperti indipendenti selezionati tramite uno specifico invito a presentare proposte per le loro competenze, la loro esperienza e la loro conoscenza nell’ambito in questione.

I candidati indipendentemente dal fatto che siano accettati o respinti, sono informati con motivazione riguardo all’esito della procedura di valutazione mediante lettera o notifica online.

In alcuni casi una proposta per l’ottenimento di sovvenzioni inizialmente scartata può ottenere un finanziamento in un secondo momento se un progetto che ha ottenuto un punteggio più alto non prospera oppure se vengono stanziati fondi supplementari. Pertanto, i richiedenti iscritti in un elenco di riserva devono essere presi in considerazione per i tempi di informazione, ma non per il periodo di concessione della sovvenzione, che si applica solo ai richiedenti selezionati.

Per approfondire: LINK